Privacy

Privacybeleid Stichting Dorpshuis Fivelhoes

Versie 1

De wet
De stichting verwerkt persoonsgegevens. We houden ons daarbij aan de richtlijnen uit de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:

  • Toestemming voor het verwerken van de gegevens.
  • Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens.
  • Beveiligen van de gegevens.
  • Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens.
  • Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Wij bewaren persoonsgegevens
Wij bewaren persoonsgegevens van bestuursleden, vrijwilligers en gebruikers van het dorpshuis. De persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de exploitatie van het dorpshuis, alsmede het kenbaar maken en organiseren van activiteiten uit ons programma. De verzameling van persoonsgegevens wordt beperkt tot het hoogst noodzakelijke.

Persoonsgegevens die meest worden verwerkt zijn:

  • Naam, adres en woonplaats
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • BSN
  • IBAN
  • Overige persoonsgegevens indien nodig, bijv. in relatie tot de functie, en in overleg met betrokkene.

Als wij een adreswijziging ontvangen dan verwijderen wij de oude gegevens. Voor onze administraties (waar ook persoonsgegevens in voorkomen) hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen. Soms bewaren we belangrijke en/of opvallende stukken langer dan deze termijn vanwege historisch belang.

De bescherming van de gegevens
Alle bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk zijn voor die personen die die gegevens vanuit hun functie/rol daadwerkelijk nodig hebben. Bij een mailing aan meerdere e-mailadressen wordt in de basis de ‘BCC’ gebruikt.

De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitbesteden van werkzaamheden ten behoeve van de exploitatie. Persoonsgegevens worden dan verstrekt onder voorwaarde van vertrouwelijke behandeling.

In alle overige gevallen worden persoonsgegevens uitsluitend na toestemming van de betreffende persoon aan derden ter hand gesteld.

Op de website en op onze facebookpagina Fivelhoes delen we alleen in overleg persoonsgegevens.

De persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen die daartoe zijn aangewezen.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld.

Onze website ww.tfivelhoes.nl gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Systemen
De stichting verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen:

  • Microsoft Office

Beeldmateriaal
Het komt voor dat wij tijdens bijeenkomsten foto’s maken waar personen op staan. Deze gebruiken wij in de communicatie, bijvoorbeeld op de website en in nieuwsbrieven. Bij opening van een bijeenkomst vragen we hiervoor toestemming.

Kan ik zien welke persoonsgegevens de stichting van mij verwerkt?
Jouw persoonsgegevens worden digitaal in een beveiligde omgeving geadministreerd. Bij de secretaris en de vrijwilligers-/ activiteitencoördinator zijn jouw persoonsgegevens die we bewaren door jou in te zien. Je hebt het recht om uw persoonsgegevens die door ons zijn vastgelegd in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Richt je verzoek aan het stichtingsbestuur. Bij een schriftelijk verzoek vragen wij wel een kopie van een identiteitsbewijs.

Datalekken
Uiteraard doet de stichting er alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden, die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek. Wij zijn wettelijk verplicht dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de stichting kun je contact opnemen met de voorzitter.

Toestemming
Bij aanmelding als bestuurslid, als vrijwilliger, bij het inschrijven voor een van onze activiteiten, het aanmelden voor een nieuwsbrief of een andere aanmelding bij onze organisatie vragen wij om akkoord te gaan met het privacybeleid. Door akkoord te gaan met dit privacybeleid geef je toestemming voor het feit dat de stichting je persoonsgegevens gebruikt voor de in dit document genoemde doeleinden.

Wijzigingen privacybeleid
De stichting behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. De meest actuele versie van dit privacybeleid is altijd te raadplegen via www.tfivelhoes.nl.

Contactgegevens

Stichting Dorpshuis Fivelhoes
p/a Kolkweg 9
9987 NH  Zijldijk